• Gerenciamento dos arquivos documentais e legais.
• Controle do cadastro de proprietários.
• Atendimento (pessoal/telefônico) de condôminos com fornecimento de informações, soluções de problemas, etc...
• Disponibilização de banco de dados na Internet.
• Controle dos mandatos do Corpo Diretivo – Síndico e Conselho Consultivo.
• Serviço de malote para a retirada e entrega de correspondência no próprio Condomínio.
• Assessoria às reuniões do Corpo Diretivo.
• Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas das Assembléias Gerais.
• Presença nas Assembléias (qualificação e controle das presenças, esclarecimento de dúvidas e redação das respectivas atas).
• Transcrição das atas no Livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos.
• Coleta de orçamentos de obras e serviços que se fizerem necessários.
• Atendimento a fornecedores de materiais e serviços.
• Elaboração das planilhas de concorrência e acompanhamento financeiro.
• Gerenciamento do seguro de incêndio (obrigatório) e de responsabilidade civil (controle do vencimento da apólice, coleta das propostas para a renovação, análise e encaminhamento das mesmas ao Síndico para a deliberação).
• Acompanhamento da liqüidação de sinistros.
• Gestão dos equipamentos de segurança levando.se em conta as normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal (CONTRU) e as normas técnicas da ABNT, a saber:
  a) validade e renovação do AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros.
  b) Certificado de Manutenção emitido pelo CONTRU (edifícios comerciais).
  c) vencimento das cargas dos extintores de incêndio.
  d) testes hidrostáticos dos extintores.
  e) hidrantes e registro de recalque do Corpo de Bombeiros.
  f) formação e treinamento da brigada de prevenção e combate à incêndio.
  g) sinalização de segurança.
  h) sistema de alarme.
  i) sistema de iluminação de emergência.
  j) grupo gerador de energia elétrica.
  k) sistema de detecção de fumaça.
  l) portas corta.fogo.
  m) Corrimãos.
  n) escada de emergência e rotas de fuga.
  o) sistema de pára.raios (medição ôhmica e abrangência do sistema).
  p) instalações elétricas e controle de demanda das cargas instaladas.
  q) Aplicação da legislação municipal referente aos deficientes físicos.
• Controle/emissão de gráficos referente aos consumos de água/esgotos, de energia elétrica e de gás.
• Administração de locações de espaços/áreas comuns do edifício (lajes de cobertura, fachadas, etc.)
• Controle e atualização do CNPJ do Condomínio
• Gestão dos contratos de conservação e de manutenção:
  a) elevadores
  b) porteiros eletrônicos
  c) centrais telefônicas
  d) antenas coletivas
  e) áreas ajardinadas
  f) portões automáticos
  g) conjunto moto.bombas
  h) aquecimento central
  i) ar condicionado central
• Vistoria periódica nas instalações e áreas comuns com emissão de relatórios.
• Controle dos acessos (emissão de crachás, livros de anotações, etc).
• Controle/manutenção de áreas de recreação: salão de festas, salão de jogos, piscinas, salão de ginástica, home theater, quadras poliesportivas, pistas de corrida, etc.
• Controle e cobrança dos alugueis pelo uso do salão de festas, de churrasqueira, gazebo, etc.
• Diligências junto às concessionárias de serviços públicos, cartórios e repartições públicas para obtenção de parcelamentos, certidões, etc.

• Recrutamento de funcionários.
• Seleção de funcionários com pesquisa cadastral.
• Admissão e procedimentos de registro
• Contrato de experiência.
• Treinamento de funcionários - interno e externo – com realização de cursos, palestras, etc.
• Atualização das fichas de registro dos funcionários.
• Atualização das carteiras profissionais.
• Preenchimento de declarações para fins de concessão de aposentadoria.
• Preenchimento da Relação de Salários Contribuição para fins de concessão de benefícios.
• Preenchimento de Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxílio doença.
• Preenchimento da CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho para fins de concessão de auxílio acidente.
• Formalização de advertências disciplinares.
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.
• Confecção/atualização do quadro de horário de trabalho.
• Escala de revezamento e de férias – elaboração e controle.
• Salário-família – controle/concessão.
• Controle das horas extraordinárias com elaboração de crachá de ponto e controle do sistema de pontoeletrônico.
• Elaboração da folha de pagamento.
• Emissão dos comprovantes de pagamento dos salários.
• Controle dos cartões salários para saque em quiosques 24 horas.
• Elaboração da folha de pagamento do 13º salário.
• Elaboração e recolhimento das guias de INSS (GPS).
• Obtenção de CND – Certidão Negativa de Débitos com INSS.
• Elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP.
• Obtenção de CRF – Certificado de Regularidade de Situação do FGTS perante a Caixa Econômica Federal.
• Conectividade social – inscrição e acompanhamento junto à Caixa Econômica Federal.Retenção e recolhimento de contribuições sindicais – patronal e dos empregados.
• PIS – cadastramento de novos funcionários.
• PIS – elaboração das guias e recolhimento.
• Emissão dos informes de rendimentos.
• Pesquisa cadastral periódica dos funcionários.
• Livro de inspeção trabalhista.
• Aquisição e controle de uniformes.
• Rescisões dos contratos de trabalho – planilha de cálculo, emissão de recibos e guias.
• Homologação das rescisões dos contratosno Sindicato de classe ou na DRT.
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
• Recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte dos funcionários.
• DIRF – Declaração de Imposto de Renda retido na fonte.
• Controle dos seguros de vida – para suprir exigência da convenção coletiva de trabalho.
• Aquisição e distribuição de cestas básicas – atendimento à convenção coletiva de trabalho.
• Inscrição/renovação do Condomínio no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador.
• Vale alimentação/refeição.
• Controle, aquisição e distribuição de vales transporte.
• Convênio de assistência médica.
• Convênio de assistência odontológica.
• CIPA – Atendimento à NR-5.
• EPI – Atendimento à NR-6.
• PCMO – Atendimento à NR-7.
• PPRA – Atendimento à NR-9.
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário.
• LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho.
• Gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados:
  a) Serviços de vigilância patrimonial.
  b) Monitoramento de segurança 24 horas e sistema de proteção perimetral.
  c) Serviços de limpeza
  d) Serviços de portaria

• Elaboração e acompanhamento da previsão orçamentária.
• Elaboração do quadro de rateio das despesas.
• Emissão dos recibos/boletos bancários.
• Controle dos pagamentos das cotas condominiais – conferência das baixas relacionadas pelo Banco.
• Cobrança administrativa de devedores – via carta e telefonemas.
• Emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais.
• Contas a pagar – controle dos vencimentos e emissão de cheques para a liquidação dos pagamentos.
• Quitação dos pagamentos no próprio caixa, via bancos ou on line.
• Conciliação da prestação de contas do condomínio.
• Gestão tributária – cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF.
• Armazenamento de dados, inclusive controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL.
• Prestação de contas mensais – ordinária, fundo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário, etc., com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas ordinárias, de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês.
• Confecção das pastas de prestação de contas mensais.
• Controle da remessa e devolução das respectivas pastas.
• Elaboração das respostas às dúvidas e comentários consignados pelo Corpo Diretivo nos Termos de Verificação de Contas que capeia a prestação de contas.
• Elaboração de balanços anuais para apresentação na Assembléia Geral Ordinária.
• Disponibilização dos balancetes e demais demonstrativos financeiros na Internet.
• Gestão dos contratos coletivos de TV por assinatura – conferência das faturas, cobrança e controles das baixas.
• Acompanhamento dos investimentos feitos pelo Condomínio no mercado financeiro.
• Obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais.

• Atualização permanente da legislação que envolve a administração de Condomínios.
• Consultoria tributária, fiscal, civil e trabalhista.
• Assessoria, quando solicitado, na elaboração e alteração da Convenção de Condomínio.
• Assessoria, quando solicitado, na elaboração e alteração de Regimentos Internos.
• Assessoria, quando solicitado, na assinatura de contratos de prestação de serviços, de terceirização, de locação de espaços, etc.
• Desenvolvimento da cobrança extrajudicial dos devedores de cotas.
• Acompanhamento de cobrança judicial dos devedores de cotas.
• Emissão de relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações.
• Ações trabalhistas, fiscais, tributárias e cíveis.
• Acompanhamento das ações propostas em Juizados Especiais.

NA CONTRATAÇÃO DE UMA ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIOS

• Considerar o tempo de atuação e experiência no mercado.
• Visitar a sede - verificar estrutura e se é própria.
• Comprovar filiação e referência das entidades de classes.
• Obter referências dos síndicos dos condomínios administrados.
• Solicitar referências bancárias.
• Exigir ficha cadastral completa da empresa e de seus sócios, inclusive antecedentes criminais.
• Analisar a formação profissional dos sócios.
• Conhecer o grau da tecnologia utilizada e comprovar eficiência.
• Elaborar contrato de administração claro e minucioso.
• Analisar todos os serviços e custos não previstos no contrato de administração.
• Solicitar modelo de pasta de prestação de contas.
• Definir a sistemática a ser utilizada e a forma da prestação de serviços.
• Conhecer o suporte oferecido nas áreas jurídica e de engenharia de manutenção.
• Analisar a forma de administração dos recursos.
• Analisar se os honorários são compatíveis.